临床试验财务工作流程
一、上账
项目汇款时请务必备注立项号（即合同首页的项目编号）+主研姓名临床试验项目+第几笔款（方便财务对账），完成汇款后，项目组需当月将上账通知、付款凭证（背面标注联系人姓名及联系方式）、合同复印件递交至机构办财务刘老师(每周一、周二集中办理财务事宜，其它时间暂不受理)，合同电子版PDF发送给机构办财务老师，机构一般每月20号集中上账，次月开出电子发票发送至上账通知中预留的电子邮箱（上账后审核流程较复杂，时间不好预估，若3个月后仍未收到电子发票再联系机构办财务老师）。
需注意：
1、按照合同中约定的医院管理费+机构管理费的比例选择对应的上账模板，汇款金额分配计算时四舍五入，保留至小数点后2位。
2、递交PI签字前，请务必仔细核对上账项目名称与合同中是否一致；上账通知中公司名称、下附开票信息中公司名称、汇款回执中公司名称是否保持一致；立项号即合同首页的项目编号；医院管理费、机构管理费、试验研究费用总和是否与汇款金额严格一致。
3、每笔汇款需严格按照合同付款计划约定的金额付款。外企合同付款计划中若未约定每次的具体汇款金额，以及特殊情况下未按照合同付款计划汇款，上账时均需提供上账金额说明，机构无模板，需详细写明本次汇款金额的组成明细，PI签字确认。
4、项目尾款需按照费用结算协议书支付尾款，这种情况上账时需补一份汇款金额与费用结算协议书一致说明，登录医院官网下载对应模板，并附上签字盖章版费用结算协议书复印件。尾款上账共计需提供5份材料，即上账通知、汇款回执单、合同复印件、费用结算协议书复印件、汇款金额与费用结算协议书一致说明。
5、若上账通知中，汇款金额的分配，即医院管理费、机构管理费、试验研究费用三个数额与合同付款计划中约定的不一致（如上账通知中按照比例计算医院管理费为100，但合同付款计划中写明医院管理费为100.1，需提供说明），需提供汇款金额分配与合同不一致说明，登录医院官网下载对应模板，填写打印，需要申办方/CRO公司盖公章，机构办盖章。
6、若项目主研为双PI，上账时需提供双PI项目科室费用分配说明，机构无模板，参照合同约定，写清各科室费用占比多少，金额多少，双PI签字即可。双PI项目一笔汇款需分开2次上账，因此一笔汇款需递交2份上账材料。
7、申办方/CRO打款错误未上账，申请原路退回，需提供说明（写明退款原因，机构无模板，申办方/CRO公司盖公章，机构办盖章）、汇款回执单。
二、 研究者劳务费报销
1、下载“河南省人民医院劳务费领取人签收表”，经办人填写后，主要研究者签字，报销材料参考尾页内容，报销材料递交机构办审核签字；
2、经办人登录OA，点击财务审批、业务处理，填写药物临床机构研究者劳务费报销单，上传材料后，传递单据，打印票据黏贴单封面；
3、将票据黏贴单封面+报销材料递交至科教大厦2楼财务部票据接收岗位，财务票据接收人员审核通过即可；
4、报销单由领导线上审核完成后，出纳审核并进行打款。
三、 受试者补助/自费检查费报销
1、报销材料递交机构办审核签字后，经办人登录OA，点击财务审批、业务处理，填写药物临床试验机构受试者补助报销单，上传报销材料后，传递单据，打印票据黏贴单封面；
2、将票据黏贴单封面+报销材料递交至科教大厦2楼财务部票据接收岗位，财务票据接收人员审核通过即可；
3、报销单由领导线上审核完成后，出纳审核并进行打款。
四、 受试者检查费管理
临床试验受试者检查使用“免费检查单”，项目首笔款到位后，项目组开具预算通知单，根据预算通知单中各检查数量进行免费检查单盖章，由各科室质控负责老师统计盖章数量，试验结束后，项目组务必将剩余免费检查单递交至机构办审核并登记，受试者检查费将以免费检查单消耗数量进行费用核算。临床试验相关检查也可以受试者先自费，项目组收集相关的诊疗费用原始票据，在OA智慧财务上进行报销，注意备注，要与受试者补助报销区分。
五、 尾款结算
为规范临床试验经费的审核工作，我院药物临床试验机构规定临床试验尾款结算需要提供费用结算协议书，费用结算协议书包括以下内容：
① 封面、临床试验费用清单
② 受试者检查费用明细
③ 研究者劳务费及受试者补助明细
④ 银行汇款回执单
⑤ 签字盖章页
首先将剩余免费检查单递交给质控老师进行免费检查单的消耗数量统计，并在免费检查数量统计单上签字。制定费用结算协议书交由机构办财务老师进行尾款结算审核，审核通过后，公司法人/法定授权人（需要提供法人授权书）和主要研究者分别确认无误并签字，加盖申办方/CRO合同公章（要求有首页章、尾页章、骑缝章），纸质版材料（1份签字盖章版费用结算协议书、1份签字版免费检查数量统计单）+电子版材料（word版费用结算协议书、涉及的execl表、签字盖章版费用结算协议书PDF、免费检查数量统计单PDF、合同PDF）交给机构办财务老师，申办方/CRO及时结清尾款并上账。
六、 项目退款
1、经办人在OA智慧财务上填写“药物临床机构项目退款”单据，并上传附件，包括：退款申请单、费用结算协议书（机构办签字）、发票复印件、合同关键页（包括协议首页、尾页、付款信息关键页），传递单据，并打印票据黏贴单封面；
2、将票据黏贴单封面+纸质版材料递交至科教大厦2楼财务部票据接收岗位，交由财务票据接收人员审核；
3、退款单由领导线上审核完成后，财务联系公司开具负值发票，最后出纳审核并进行打款。
药物/器械临床试验经费报销准备资料
1. 合同复印件，上传完整版合同PDF；
2. 无法出具合同原件说明（仅限首次报销时提供）
3. 受试者补助报销另需附：
3.1受试者补助若为亲属代领，需要写清亲属关系并由经办人签字。
3.2劳务费领取人签收表，领取人签字；费用明细表（自制表格类需制表人和主研双签字）。
4. 受试者检查费报销另需附：提供盖有药物临床试验检验专用章的河南省人民医院门诊收费票据（若票据未打印明细，需提供门诊打印清单），其它材料参照受试者补助进行整理。
5. 所有走医院报销的发票抬头必须是医院，自费检查费等报销仅限门诊医嘱开具的可以报销。
6. 研究者劳务费另需附：劳务费领取人签收表，领取人签字，依据合同写清事由；自制劳务费明细表（主研和制表人双签字）。如有二次分配，需提供主研签字的具体分配方案。
7. 退款另需附：合同复印件（上传完整版）、费用结算协议书（机构办签字）、发票复印件、退款申请单
备注：以上所有费用报销严格以合同约定为依据。除受试者费用外,其他费用原则上是试验结束后报销，若试验周期超过1年，可每年支取1次。
